Информатизация малого бизнеса

Оглавление

• Введение
• ПО организации и УК РФ
• Linux в организации
• Бухгалтрерия в Linux
• CRM в Linux
• Web-приложения как основа автоматизации
• Удалённая работа в фирме

Для кого статья

Законодательство Российской Федерации определяет малое предприятие как бизнес, в котором работают до 100 человек и общая выручка за год не превышает 400 миллионов рублей. Так вот это статья не для таких предприятий. Вернее, конечно, статья будет полезна малому бизнесу, но лишь Значительно Меньшему Бизнесу. Предприятиям с численностью около 10 человек и выручкой значительно менее 10 миллионов рублей. Кто-то воскликнет, что такого масштаба предприятия наше государство кличет "микропредприятиями". Но и до "микро-" целевая аудитория этой статьи не дотягивает. Законодательство вкладывает в "микро-" параметры: до 15 человек и до 60 миллионов годовой выручки. Скорее, материал будет полезен "нанопредприятиям", которые не заметны с высоты государства и, видимо, оно за бизнес-то их не считает. Но именно такого масштаба большинство парикмахерских, ремонтных мастерских, автомоек и прочих предприятий, предоставляющих полезные услуги населению и бизнесу.
Все эти предприятия объединяет обычно слабая информационно-техническая подкованность и острое желание выживать с минимальным бюджетом в острых экономических и юридических реалиях окружающей среды. Именно для такая аудитория найдёт тут реальные проверенные рецепты, как упростить некоторые необходимые процессы жизнедеятельности фирмы с минимальными затратами.

Преступление и наказание

На пространстве бывшего Союза в умах граждан сложилось крепкое непонимание в сфере легального применения программного обеспечения. В девяностые и нулевые любое якобы лицензионное ПО можно было купить чуть ли не в каждом переходе на диске что-то типа "100 лучших программ для офиса" по 100 рублей за CD. Сегодня любые (легальные и нелегальные) программы легко добываются на торрентах. Благодаря укоренившейся привычке не платить за ПО, наблюдается такой разгул "пиратства".
Приведу две причины, почему стоит следить за соблюдением лицензионных соглашений на ПО. Это касаетя не только юридических лиц, но и физических.
1. Морально-этическая причина. Программисты или организации, которые занимаются производством ПО преследуют какие-то вполне конкретные цели. Эти цели находят своё отражение в лицензионном соглашении, которое должно соблюдаться пользователями их ПО. Самый простой и частый пример нарушения - это неуплата за пользование продуктом. Это обман. Не хорошо. Программисты могут обидеться и не поддерживать больше своё ПО, если все его будут "воровать".
2. Если первая причина всё же мало на кого действует, то вот другая, более существеная. Нарушая условия лицензионного соглашения пользователь (в нашем случае, юр. лицо или ответственный сотрудник) нарушает закон. Тут я отсылаю заинтересованных к статье 146 "Нарушение авторских и смежных прав" уголовного кодекса РФ (от 13.06.1996 № 63-ФЗ). "Деяния, предусмотренные настоящей статьей, признаются совершенными в крупном размере, если стоимость экземпляров произведений или фонограмм либо стоимость прав на использование объектов авторского права и смежных прав превышают сто тысяч рублей, а в особо крупном размере - один миллион рублей". Наказание - немаленькие штрафы или исправительные работы на немалые сроки.
Есть мнение, что суровость наших законов компенсируется необязательностью их исполнения. Это не про данный случай. Если ваша организация попадает под вероятный круг пользователей дорогих программ, - будьте уверены рано или поздно к вам придут с проверкой. Так, например, в маленькую типографию нагрянули примерно на третий год её существования. Типография вызывает особый интерес проверяющих, так как тут может использоваться целый букет дорогих специализированных программ: Adobe Creative Cloud (полный набор программ около 60000 рублей в год); CorelDRAW Graphic Suite (около 34000 рублей). А ведь нужно не только рабочее место специалиста, но и как минимум ещё руководителя (если он же и в роли бухгалтера). Т.е. ещё как минимум две копии операционной системы (возьмём в пример Windows 8.1 Professional - по 8500 рублей) и хотя бы один офисный пакет (возьмём в пример Office Standard 2016 - по 16000 рублей). Хорошо бы ещё защитить работу покупкой антивируса (возьмём пример самого дешёвого варианта для организаций от Лаборатории Касперского - Касперский Small Office Security 4 for Desktops and Mobiles - 3900 рублей в год). Должна в организации как-то вестись бухгалтерия (возьмём в прмер 1С: Упрощенка 8 - 2500 рублей).
Итого для маленькой типографии (или, например, фотоателье, рекламного агенства) из двух человек (директор и специалист) затраты на ПО в представленном примере получаются как минимум 137300 рублей (в первый год). Т.е. если всё это пользовать нелегально, то согласно приведённой выше статье УК РФ, набегает на нарушение в крупном размере. А это наказывается "штрафом в размере до двухсот тысяч рублей или в размере заработной платы или иного дохода осужденного за период до восемнадцати месяцев, либо обязательными работами на срок до четырехсот восьмидесяти часов, либо исправительными работами на срок до двух лет, либо принудительными работами на срок до двух лет, либо лишением свободы на тот же срок."

Что делать или лицензионное ПО и Open source

Совет первый. Следить за полной лицензионной чистотой используемого ПО. Спасибо, Капитан Очевидность! "Нанобизнесу" зачастую просто невозможно найти деньги на приобретение компьютерных программ даже в пределах 10000 рублей. Из трудности следования совету №1 вытекает совет №1.1. Постараться минимизировать сумму нарушений, чтобы не превысить размер крупного размера. Проверка организаций на легальность применения ПО неприятна ещё и тем, что на время её проведения все компьютеры могут быть изьяты для экспертизы. А это в свою очередь повлечёт невозможность ведения бизнеса на срок до месяца.
Чтобы не провоцировать проверяющих на длительную экспертизу, нужно заранее побеспокоиться о лицензионной чистоте основного ПО. Основное для любой организации - это операционные системы и бухгалтерская программа - это необходимый минимум.
Мне не встречалась ещё ни одна "нано" фирма, в которой ну прям обязательно нужно использовать ОС от Microsoft. Если всё же ваша организация исключительная - обязательно покупайте ОС - это первое, что у вас проверят. Ну а для всех остальных мой практический рецепт №1. Устанавливайте популярную ОС из семейства Linux - это легально бесплатно.
Что в случае Windows, что Linux, - вряд ли директор (или сотрудник) будет заниматься этим сам. Распространённый случай - знакомый "тыжпрограммист", который установит всё за символическую плату или еду :-) В зависимоти от опытности "тыжпрограммиста" я рекомендую в первую очередь обратить внимание на ОС с длительным сроком поддержки CentOS (это семейство ОС более серьёзно) или Debian (это семейство более популярно).
Плюсы Linux в организации:
- экономия денег на покупке ОС (8500 руб. из примера выше); на покапке офисного пакета (16000 рублей); на покупке антивируса (3900 рублей в год).
- экономия на обслуживании. Частая переустановка ОС не понадобится. Обновление на новую версию рекомендуется через несколько лет (новый визит "тыжпрограммиста").
- защищённость от угроз вирусов и хакеров.
- быстрая загрузка и работа (которая не становится тормазнутее со временем).
Минусы Linux в организации:
- скорее всего, потребуется изменение превычек пользователей.
- сложнее найти специалиста, готового помочь в настройке.
В первую очередь разумно перевести на linux рабочее место секретаря, менеджера, бухгалтера и директора. Очень часто в "нанобизнесе" это один и тот же человек. Работа с электронной почтой и интернетом не потребуют изменения привычек. Только эта работа станет быстрее и безопеснее, чем в Windows. А вот работу бухгалтерии надо как-то настроить.

Бухгалтерия в Linux

Первая программа, которая крепко ассоциируется с бухгалтерией в России - это 1С. Начиная с версии платформы 8.3 эта программа отлично работает и в Linux (хотя армия франчайзеров, в основной своей массе, ещё и не умеет работать в Linux). Так что если у вас уже есть штатный бухгалтер и применяется 1С, то этот вариант для вас. Ну а для тех, кто прибегает к услугам вшнештатных бухгалтеров и/или пытается вести бухгалтерский учёт самостоятельно, мой проверенный практический рецепт №2 - используйте бухгалтерию Контур - лёгкую версию Контур.Эльба или более продвинутую версию Контур.Бухглтерия. Для большинства нанопредприятий более чем достаточен будет продукт Контур.Эльба. Там есть разные тарифы, - я рекомендую тариф "Премиум" (около 12000 рублей в год), т.к. он позволит полностью охватить все необходимые стороны взаимодействия нанопредприятия с государством. На стоимости можно немного сэкономить - обычно под новый год контуровцы раздают бонусы за своевременное пополнение счёта.
Система очень удобна в работе непрофессиональных бухгалтеров, -  будет сама подсказывать, когда, какой отчёт надо сдавать, что для этого надо сделать. Передача всех необходимых отчётов (ФНС, ПФР и ФСС) через интернет также входит в пакет. Конвертация данных остаётся для пользователя за кадром - всё выполняется в облаке.

Для работы с Контуром не нужно ничего устанавливать на компьютер. Достаточно иметь браузер. Поэтому работать можно одинаково эффективно в любой операционной системе, особенно в Linux.
Кроме взаимодействия с государством, предприятиям нужно также наладить взаимодействие с банком. И тут мой рецепт экономии №3. Расчётный счёт в Альфа-Банке. Да, многие сразу подумают, что уж этот банк точно не для малого бизнеса. Слишком уж у него устоявшаяся репутация дорого банка. Так вот я расскажу, что тут можно сэкономить. Этот банк имеет интеграцию с Контуром. Если вести бухгалтерию в Контуре, а расчётный счёт держать в Альфа-банке, то не придётся никогда мучится с ручным заполнением платёжек или даже их выгрузкой\загрузкой из одно системы в другую. Всё происходит за кадром. В Контре автоматически видно поступления/списания и нужно их только подвязать с правильными первичными документами (если вдруг система сама не смогла с этим справиться). Никаких мучений с электронными подписями (они есть, но размещаются в облаке) и замудрёными программами банк-клиент (привет Сбер-банку!). Подтверждение платежей через СМС. Стоит такое удовольствие ещё примерно 12000 рублей в год (плюс 16 рублей за каждый перевод). Также, как и в случае с Контуром, не потребуется установка чего-либо на компьютер, - всё работает через браузер.

Ещё один довод в пользу Альфа-банка (или любого другого крупного), - это то, что в нашем государстве в любой момент может случиться что-угодно. Например, у банка отзовут лицензию. Как это было с популярным среди малого бизнеса Пробизнес банком. Все деньги юридических лиц в этом случае возврату не подлежат (это на практике, а в теории можно ещё побороться). Крупный банк попадёт под обрушение в последнюю очередь.
Связка Контур + Альфа-банк - это та вещь, которая просто работает. В случае применения других компонентов (например, 1С и какой-то другой банк), однозначно будет больше предалеваемых препятствий, потраченных сил и времени. Также эта связка не имеет жёсткой привязки к Windows, - что в конечном счёте снижает общую стоимость владения АРМ бухгалтера - ставьте Linux и будет вам счастье.
Альфа-банк онлайн имеет немного неадекватный интерфейс, но привыкнуть к нему - дело пары дней.

Автоматизация внутреннего учёта в Linux

Тут я хочу рассмотреть полезных помошников директора и менеджера. В первую очередь это система управления заказами и клиентами (устоявшаяся аббревиатура - CRM). Рецепт экономии №4 - Битрикс24.

Это также "облачный" проект, т.е. не требуется ничего устанавливать на компьютер - всё работает через браузер. Эта система позволяет фиксировать все совершаемые сделки с вашими клиентами. Это устраняет хаос и создаёт порядок в делах фирмы. Что это даёт:
1. Вы ведёте работу по каждому клиенту, по каждой сделке. Фиксируете все важные моменты. Таким образом никогда не возникнет ситуации, что вы кому-то что-то забыли отгрузить, сделать,.. Это очень важно и полезно для производственных предприятий или сферы услуг (когда услуга может быть растянута во времени). Например, менеджер фиксирует в CRM название фирмы-клиента, контактые лица, сделку. По мере выполнения сделки, ей проставляются новые статусы (закупка материалов, производство, выдача и т.п.). Контрагенту можно приписать комментарий на будущее (например, что это конфиликтный контрагент и лучше не иметь с ним дел или работать только по предоплате). Позже, когда через год к вам повторно обратится этот же клиент, вы легко найдёте и вспомните всю предыдущую работу по нему и скорректируете свои текущие действия.
2. Это отличный способ анализировать проделанную работу и её эффективность. Можно настроить отчёты для количественного учёта сделок по направлениям деятельности. И таким образов следить, не "проваливается" ли какая-то деятельность, - возможно пора вкладываться в рекламу или предпринимать что-то другое. Можно настроить отчёты на суммовой учёт и радоваться постепенному росту выручки, либо срочно что-то предпринимать в случае падения выручки.
3. Битрикс24 вам позволит сделать некоторую автоматизацию производственных процессов. У этой системы есть возможность выгружать данные во внешние системы и также получать из внешних систем данные в автоматическом режиме. Например, можно вести расчёт затрат на производство в какой-то внешней системе, а из Битрикса получать текущие сделки и их параметры. Также можно настроить, например, импорт данных о себестоимости заказов. И по разнице суммы сделки и её себестоимости строить графики прибыльности.
4. Легко разделять работу по ответственным на любом этапе выполнения задачи. Легко контролировать сроки и качество выполняемых работ от ответственных сотрудников.
Стоить это будет нанопредприятию... ничего не будет стоить, т.к. есть бесплатный тариф, которого хватит любому нанопредприятию. А если рост фирмы вынудит перейти на платный тариф, то это технически легко сделать, а по стоимости вполне конкурентоспособно. Работает система отлично в браузере Firefox (тут будут даже доступны удобные уведомления при взаимодействии с другими коллегами) - с Linux никакаих проблем - одни плюсы.
Рецепт №5 - всё что вам может понадобится для автоматизации и повышения эффективности старайтесь делать в web'е. Например, я реализовывал систему контроля за состоянием запасов с фиксированным размером заказа. Это полезная вещь для нанофирм производственного направления. Web-разработчиком (это самый доступный вид программистов) создаётся некий сайт для внутреннего пользования. Указанная выше система контроля запасов позволяет настроить следующий порядок работ. Ответсвтенный сотрудник проверяет все остатки материалов, которые подлежат контролю, вносит текущие остатки в систему. Система по заранее заданными уровням сверяет текущие остатки. Если остаток перебрался через черту, когда запланирована закупка, то автоматически формируется письмо ответсвенному за закупки сотруднику о том, что необходимо закупить и в каком количестве (размер закупки фиксирован и установлен заранее). При таком подходе складские остатки всегда будут пополнятся вовремя. А значит не будет простоев на производстве по причине неватки материалов.

Размещение такой и любой другой подобной системы в интернете позволяет легко иметь доступ к ней с любого компьютера и даже мобильного устройства. Такие мини-программы будут работать в любой операционной системе (через браузер), а значит можно сэкономить на покупке windows.
Что нужно для реализации такого рецепта. Треуется купить себе доменное имя (для доступа через браузер как к любому сайту) и хостинг, на котором будет размещаться система. Рекомендую размещать там же, где и обычный сайт фирмы (если он есть). Можно организовать бесплатный поддомен для внутренних нужд (например, http://sklad.myfirm.org). Если своего сайта ещё нет, то рекомендую хостинг Majordomo. Тут дёшево и сердито. Изредка бывают перебои, но для нанобизнеса они ничем не помешают. Зато цена за домены и сам хостинг (всё можно купить в одном месте) очень даже привлекательны (менее 1900 рублей за год).

Одного хостинга и желания автоматизации, конечно, будет мало. Поэтому я рекомендую разбивать задачи автоматизации на маленькие понятные проекты и реализовывать их постепенно, поэтапно с привлечением сторонних разработчиков (знакомых или фрилансеров на соответствующих площадках, например, на fl.ru). Стоить такие работы будут точно дешевле, чем разработка десктопных (обычных компьютерных) программ. И точно дешевле, чем покупка "промышленных" аналогов. Можно, конечно, попытаться подыскать под свою задачу бесплатную программу, но это удаётся редко. Например, приведённая выше система конроля остатков в разработке обошлась бы не дороже 8000 рублей.
Для повышения престижа собственной фирмы, рекомендуется применять "корпоративные" почтовые ящики. Т.е. адрес домена таких ящиков совпадает с адресом сайта. Это уж точно солиднее, чем иметь почту фирмы с доменом mail.ru, например. Так вот в распоряжении клиентов majordomo есть удобная услуга переноса управления собственными почтовыми ящиками в Яндекс. Т.е. почта будет с вашим доменом в названии, а фактически вы будете пользоваться возможностями Яндекс.Почты (антиспамфильтры, удобный интерфейс, защита от хакеров и прочее). Это мой рецепт №6 - солидная почта фирмы.

Удалённая работа на предприятии в Linux

Зачатую возникает необходимость работать всем или некоторым сотрудникам с какими-то данными фирмы за пределами офиса. В этом случае как ничто иное поможет и облегчит задачу использование Linux на некоторых компьютерах организации.
Для организации доступа к файловому хранилищу через интернет рецепт №7 - OwnCloud. Устанавливаете на выделенный компьютер OwnCloud, добавляете в набор доступных файлов и каталогов тот каталог, который вам необходимо "расшарить". У интернет-провайдера оформляете услугу статического IP адреса. На роутере делаете перенаправление порта 80 на тот компьютер в локальной сети, где стоит OwnCloud и можно обращаться к своим файлам из любого места через браузер или даже подмонтировать каталог через протокол WebDav. В настройке всего этого поможет знакомый "тыжпрогаммист". Стоит отметить, что доступ будет возможен даже из сети с прокси, где фильтруются все порты, кроме 80 (частый случай в корпоративных сетях). С удалёнными файлами можно будет легко работать.
Иногда нужен удалённый доступ к самому рабочему столу. В этом случае в организациях часто применяют TeamViewer. Так вот это запрещено его лицензией. Точнее, его можно применять бесплатно только в личных целях. А вот для легального доступа к рабочему столу компьютера фирмы нужно приобрести коммерческую версию TeamViewer (это не дешёвое удовольствие - более 25000 рублей!). Но, если вы используете Linux, то можно настроить удалённый доступ через протокол VNC. Для этого потребуется перенаправление портов на роутере и статический IP адрес. Если настроить такой доступ поверх ssh с доступом по ключам, то получится защищённый вариант не хуже любых других коммерческих дорогих аналогов.